Curso SIRCE STPS: guía práctica para gestionar la capacitación de tu empresa este 2027

Si nunca has registrado las capacitaciones de tu empresa ante la STPS, probablemente no sepas por dónde empezar ni cómo evitar errores. 

Por eso, en esta guía, te contamos cómo funciona el proceso paso a paso, desde la planificación hasta el registro en SIRCE. 

Además, encontrarás enlaces a artículos especializados de nuestro blog para profundizar en cada etapa y resolver tus dudas.

Utilizar SIRCE es una de las últimas etapas del proceso de capacitación laboral ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). 

Sin embargo, para llegar a ese punto, hay un largo camino que incluye conocer las necesidades de formación de los trabajadores, organizar los cursos y asegurarse de que cada capacitación quede correctamente documentada.

Para que puedas comprender el proceso completo, creamos esta guía dividida en tres módulos:

1. Organización de la capacitación.
2. Documentación mediante los formatos DC.
3. Registro de constancias en SIRCE.

Aunque organizamos los módulos siguiendo el orden en que se desarrolla el proceso de capacitación, la idea es que puedas avanzar a tu propio ritmo o concentrarte en aquellos que respondan a tus necesidades.

Además, para acompañarte en ese recorrido, al finalizar cada segmento encontrarás artículos especializados de nuestro blog que te permitirán conocer en detalle los temas que más te interesen.

Cuando una empresa decide capacitar a sus trabajadores, habitualmente empieza planificando los cursos que va a ofrecer. Sin embargo, eso puede ser un error, dado que antes de elegir los contenidos o establecer las fechas, hay cuestiones importantes que resolver.

Para empezar, conviene responder tres preguntas:

• ¿Qué necesita aprender el personal?
• ¿Qué obligaciones establece la STPS?
• ¿Cómo organizar todo el proceso?

En este primer módulo veremos cómo abordar estas cuestiones y sentar las bases de un plan de capacitación adaptado a las necesidades de tu empresa.

¿Qué obligaciones de capacitación establece la STPS?

El punto de partida está en el artículo 153-A de la Ley Federal del Trabajo, que establece que los empleadores deben proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores. Sin embargo, es importante saber que esas formaciones deben cumplir ciertas reglas.

Las empresas también deben elaborar planes y programas de capacitación, entregar constancias a quienes aprueben las actividades formativas y presentar las listas correspondientes ante la STPS. De esta manera, cada capacitación queda respaldada por la documentación que será necesaria más adelante.

Además, dado que la capacitación está estrechamente relacionada con la seguridad e higiene en el trabajo, las empresas deben identificar qué Normas Oficiales Mexicanas (NOM) de la STPS aplican a su centro de trabajo y qué obligaciones de capacitación establecen para sus trabajadores.

A estas obligaciones se suma la constitución de una Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad, aunque este requisito solo aplica a empresas con más de 50 trabajadores.

¿Cómo elaborar un plan de capacitación?

Una vez que tienes claras las obligaciones de tu empresa, es momento de identificar qué capacitaciones necesita realmente tu personal. El primer paso para lograrlo es realizar una detección de necesidades de capacitación (DNC).

Esta etapa se trata de identificar qué conocimientos y habilidades requiere cada puesto y cuáles necesitan fortalecerse. A partir de esa información, podrás definir objetivos, seleccionar contenidos, asignar responsables y organizar un calendario de formación que responda a las necesidades de tu empresa.

De esta manera, lo que comenzó como un diagnóstico se convierte en un Plan y Programa de Capacitación y Adiestramiento formal, que debe quedar respaldado mediante el formato DC-2. Tanto el plan como el formato deben conservarse en la empresa y estar disponibles si la STPS los solicita durante una inspección.

Artículos recomendados para profundizar en este módulo

Si quieres profundizar en la planificación de tus capacitaciones, te recomendamos consultar los siguientes contenidos:

• Capacitación laboral: conoce su importancia y relación con las obligaciones empresariales.
• Detección de necesidades de capacitación: descubre cómo identificar las competencias que necesita fortalecer tu equipo.
• Plan de capacitación: aprende cómo organizar tus programas de formación.
• STPS: planes y programas de capacitación: profundiza en los requisitos de cumplimiento establecidos por la autoridad laboral.

En el módulo anterior vimos que, después de elaborar el plan de capacitación, hay que documentarlo mediante el formato DC-2. Sin embargo, este es solo uno de los documentos que intervienen en el proceso, dado que cada formato DC cumple una función diferente y permite respaldar distintas etapas de la capacitación empresarial.

La clave está en que toda esa información mantenga una misma línea. Lo que la empresa planifica debe coincidir con los cursos que realmente imparte y con lo que finalmente reporta ante la STPS.

Por eso, en este módulo veremos qué función cumple cada formato y cómo se relaciona con los demás, para que puedas comprenderlos como parte de un mismo proceso y no como documentos independientes.

Formatos DC-1 y DC-2: organización y planificación

En el módulo anterior hablamos de dos aspectos importantes: la Comisión Mixta de Capacitación, Adiestramiento y Productividad, y la elaboración del plan de capacitación. Aunque están relacionados, cada uno de estos elementos se documenta de manera diferente.

El DC-1 es donde se respalda la constitución de la comisión, mientras que el DC-2 recoge los planes y programas de capacitación que preparó la empresa. En palabras más sencillas, podemos decir que el primero deja constancia de cómo se organiza el proceso, y el segundo de cómo se llevará adelante.

DC-3: constancia de habilidades laborales

Una vez que el trabajador aprueba una capacitación, debe recibir la Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales. A este documento se lo conoce como DC-3, y allí deben figurar los datos del trabajador y de la empresa, el curso realizado, sus fechas y duración, entre otros elementos.

Además, es obligatorio que esas constancias se entreguen dentro de los 20 días hábiles posteriores a la finalización del curso. Si no se respeta este plazo, la empresa estaría incumpliendo una obligación laboral, por lo que quedaría expuesta a observaciones o sanciones durante una inspección de la STPS.

DC-4: del formato tradicional al registro en SIRCE

El DC-4 se asociaba tradicionalmente con la presentación física en oficinas de la STPS  de las listas de constancias ante la STPS.

Sin embargo, desde abril de 2025 quedó sin efectos el formato utilizado para esa presentación, que ahora se realiza en línea mediante SIRCE en donde una vez cargada la información de la capacitación es emitido mediante el portal, el formato digital DC4 para las empresas.

Este cambio también implica que las empresas deben familiarizarse con el funcionamiento de SIRCE y los datos necesarios para realizar el registro, el tema central de nuestro próximo módulo. 

Artículos recomendados para profundizar en este módulo

Para conocer los requisitos particulares de cada documento, puedes ampliar la información mediante nuestras guías especializadas:

• Formatos DC: comprende cómo se relacionan los documentos dentro del proceso de capacitación.
• Formatos DC1 y DC2: conoce los requisitos de organización y planificación.
• Constancia de habilidades laborales DC3: aprende qué información debe contener y cuándo se entrega.
• DC4: descubre cómo funciona actualmente la presentación de listas de constancias ante la STPS.

Como adelantamos en el módulo anterior, el Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial (SIRCE) es la plataforma de la STPS donde las empresas presentan las listas de constancias de competencias o habilidades laborales.

Hasta aquí vimos cómo organizar las capacitaciones y documentar sus resultados, así que ahora llega el momento de reportar las constancias mediante el sistema SIRCE. Para eso, es necesario seguir un procedimiento que conviene conocer para evitar errores durante el registro.

Pasos para registrar las constancias de capacitación en SIRCE

Si es la primera vez que utilizas SIRCE, probablemente tengas dudas sobre qué información necesitas o por dónde empezar. Para ayudarte a resolverlas, organizamos el procedimiento en cinco pasos que te permitirán avanzar con mayor claridad.

1. Prepara la información

Reúne los datos de la empresa y sus establecimientos, la identificación de los trabajadores, los cursos impartidos y las constancias emitidas. Debes prestar especial atención a que todo coincida con tu documentación interna.

2. Accede a la plataforma

Ingresa al portal oficial de SIRCE con las credenciales de tu empresa. Si es tu primer ingreso, primero debes crear tu registro empresarial en el portal Servicios Electrónicos de la STPS.

3. Captura las constancias

Ingresa en SIRCE los datos de las constancias emitidas, indicando qué trabajadores aprobaron cada curso y la información de esas capacitaciones. Puedes hacerlo de forma individual o mediante una carga masiva, según la cantidad de registros.

Si eliges esta última opción, utiliza las plantillas y los catálogos oficiales del sistema sin modificar su estructura.

4. Verifica los registros

Revisa los datos de los trabajadores, nombres y fechas de los cursos, así como la correspondencia con las constancias emitidas. Hacer esto antes del envío puede evitarte complicaciones posteriores.

5. Presenta la información y conserva el acuse

Una vez completada la presentación, guarda el comprobante electrónico junto con el plan, las constancias y los demás respaldos documentales. De esta manera, si la STPS realiza una inspección, podrás respaldar tanto las capacitaciones impartidas como la presentación de las listas de constancias correspondientes.

Errores frecuentes al utilizar SIRCE y cómo evitarlos

Conocer los pasos para utilizar SIRCE es importante, pero no siempre es suficiente para evitar inconvenientes durante el registro. A partir de nuestra experiencia, hemos identificado algunos errores que se repiten con frecuencia y queremos compartirlos contigo para que puedas prevenirlos:

• Datos de identificación incorrectos: verifica nombres, CURP y demás campos antes de capturarlos.
• Diferencias entre documentos: comprueba que los cursos y participantes reportados correspondan con las constancias y los registros internos.
• Fallos en la carga masiva: utiliza las plantillas oficiales y respeta los campos y claves establecidos.
• Falta de comprobantes: conserva el acuse de presentación y la documentación de respaldo para futuras revisiones.

Si hay algo que queremos transmitirte como conclusión, es que cuanto más ordenada tengas la información desde el principio, más sencillo te resultará realizar el registro y contar con el respaldo necesario ante cualquier revisión de la STPS.

Artículos recomendados para profundizar en este módulo

Si quieres conocer más sobre el funcionamiento de la plataforma y evitar inconvenientes durante el registro, te recomendamos consultar estos contenidos:

• Sistema SIRCE: profundiza en qué es esta herramienta y su importancia para el cumplimiento de las obligaciones de capacitación ante la STPS.
• Guía SIRCE: conoce los errores más frecuentes al utilizar la plataforma y descubre cómo prevenirlos.

Como has visto a lo largo de esta guía, gestionar correctamente la capacitación empresarial implica un trabajo a largo plazo. Además de aprender a utilizar una plataforma, es necesario comprender las obligaciones legales, organizar las acciones formativas y mantener la documentación que respalde cada etapa del proceso.

Sabemos que coordinar todas estas tareas puede resultar complejo, especialmente cuando tu empresa cuenta con numerosos trabajadores, diferentes centros de trabajo o un volumen importante de constancias por reportar.

Por eso, en SPIISA ofrecemos servicios de asesoría especializada en materia de SIRCE y STPS. Con más de 15 años de experiencia en el rubro, acompañamos a las organizaciones desde la elaboración de sus planes y programas de capacitación hasta la gestión de los formatos DC y el registro de información en la plataforma.

Si necesitas profundizar en el uso del sistema, resolver dudas sobre tus obligaciones o recibir apoyo durante el proceso, contáctanos y conoce cómo podemos ayudarte.